Czy porządki obrad i protokoły odchodzą w przeszłość?

Większość ludzi zgodzi się, że spotkania to ogólnie rzecz biorąc strata czasu.

Często spotkania przeciągają się, biorą w nich udział niewłaściwe osoby, rozmowy zbaczają z kursu i ogólnie rzecz biorąc, moglibyśmy robić coś znacznie bardziej produktywnego.

Mimo to istnieją sytuacje, w których spotkanie jest konieczne. Czy w takim przypadku nadal potrzebujemy wcześniej rozesłanego porządku obrad, a ktoś siedzący na skórzanych fotelach w sali konferencyjnej sporządza protokoły?

Większość osób zgodzi się, że porządek obrad jest niezbędnym dokumentem, aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem. Czy jednak Twój porządek obrad jest zaprojektowany we właściwy sposób? Czy można wprowadzić do niego przedziały czasowe, a osoba prowadząca spotkanie powinna dopilnować, aby nie zostały one przekroczone? To jeden ze sposobów, aby utrzymać rozmowę na właściwym torze i nie dopuścić do jej przekroczenia!

Jeśli chodzi o protokoły, istnieją sposoby zapisywania głównych punktów bez konieczności ręcznego ich spisywania. O ile nie jest to bardzo formalne i ważne spotkanie, nie musimy wiedzieć wszystkiego, co zostało omówione. W takim przypadku wystarczy, że moderator zrobi notatki na temat tego, kto co ustalił, czyli działań z agendy.

Po co tracić czas?

Można to robić automatycznie na laptopie w trakcie spotkania, korzystając ze stołu do sali konferencyjnej z systemem zarządzania kablami, aby nie zabrakło prądu.

Co sądzisz o porządkach obrad i protokołach w współczesnych czasach?

• 12 czerwca 2022
• O Coworkingu